Cara Membuat Presentasi PowerPoint yang Baik

PowerPoint adalah program yang merupakan bagian dari Microsoft Office dan digunakan untuk membuat presentasi. Anda bisa menggabungkan teks dan gambar untuk membuat presentasi yang menarik dan memotivasi. Namun demikian, kemampuan membuat presentasi ini seringkali diabaikan. Jika Anda merasa presentasi Anda perlu sedikit penyegaran, bacalah panduan berikut untuk mendapat beberapa ide yang membuat presentasi Anda semakin menarik.

1. Membuat Naratif

1. Putuskan apa yang ingin Anda jelaskan pada pemirsa. Sebelum Anda memulai, Anda harus menentukan pesan atau informasi utama Anda. Pesan ini harus berupa poin-poin inti yang mudah dipelajari dan akan didukung oleh informasi lain yang Anda kumpulkan. Jika Anda melakukan presentasi akademis, pesan ini sejenis dengan kalimat tesis, dan jika Anda melakukan prsentasi bisnis, pesan ini berupa produk atau layanan yang Anda promosikan atau Anda dukung.
   
2. Persiapkan informasi. Setelah Anda mengetahui pesan inti yang akan Anda sampaikan, siapkan seluruh informasi pendukung dan persingkat informasi. Presentasikan hanya informasi yang sangat diperlukan penonton, agar presentasi Anda tidak terlalu panjang dan terdengar seperti menggerutu. 
   
3. Rencanakan struktur presentasi. Setelah Anda mengetahui informasi apa saja yang harus dimasukkan, mulailah merencanakan struktur presentasi. Rencanakan sebanyak mungkin bagian presentasi (lisan dan tulisan) pada kertas. Buat juga garis besar tulisan presentasi Anda, jangan hanya membuat garis besar presentasi lisan.

Struktur dari presentasi akademis umumnya harus mengikuti struktur tulisan akademis. Pertama, perkenalkan inti masalah Anda. Kedua, dukung masalah Anda dengan pembuktian. Terakhir, buatlah kesimpulan singkat.

Untuk presentasi bisnis, Guy Kawasaki (penasihat bisnis dan pemasaran terkenal) menyarankan struktur presentasi standar berikut[1]:

• Masalah yang terjadi
• Solusi Anda
• Model bisnis
• Cara kerja/teknologi
• Pemasaran dan penjualan.
• Kompetisi. 
• Proyeksi dan titimangsa.
• Status dan rencana pelaksanaan
• Rangkuman dan permintaan aksi.

2 Menggunakan Format

1. Persingkat teks Anda. Gunakan PowerPoint untuk membantu meningkatkan kualitas presentasi Anda, bukan hanya karena keharusan. Cara penggunaan PowerPoint yang terbaik untuk mendukung presentasi Anda adalah dengan memastikan bahwa slide Anda tidak menyatakan kembali apa yang telah Anda katakan. Jangan membaca materi presentasi dari slide. Cantumkan sesedikit mungkin teks pada slide PowerPoint. Membaca teks dari slide PowerPoint, meskipun secara tidak disadari, akan memecah konsentrasi pemirsa dari apa yang Anda katakan. Ingatlah hal tersebut, persingkat teks Anda, dan buatlah teks dengan format yang mudah dibaca, seperti daftar.
   
2. Berikan catatan presentasi. Saat Anda tidak bisa menulis semua informasi pada slide Anda, berikan seluruh materi yang tidak bisa Anda jelaskan dalam bentuk catatan. Buatlah catatan sepanjang satu atau dua halaman untuk semua pemirsa (atau hanya bagi yang tertarik), yang dibagi menjadi beberapa bagian berdasarkan slide/porsi presentasi Anda. Di sini, Anda bisa memasukkan informasi tambahan atau informasi kunci yang dijelaskan dalam presentasi Anda.
   
3. Gunakan grafik yang informatif. Grafik akan membuat presentasi PowerPoint Anda menarik, dan menjadi cara baru bagi pemirsa untuk melihat hal yang Anda presentasikan. Grafik juga bisa menjelaskan hal-hal yang sulit dijelaskan dengan kata, seperti bagan. Namun demikian, pastikan grafik yang Anda gunakan menjadi nilai tambah, bukannya gangguan, pada presentasi Anda.
   
4. Hapus suara dan elemen visual yang tidak diperlukan. Dengan informasi yang telah Anda ketahui sebelumnya, pastikan Anda tidak memasukkan elemen visual atau suara yang tidak diperlukan, misalnya animasi saat perpindahan slide, clip art, efek suara, dan template/latar belakang yang terlalu ramai. Elemen-elemen tersebut membuat presentasi Anda terlihat membosankan, kuno, dan tidak membantu.[2] Elemen tersebut juga mengganggu konsentrasi pemirsa, tidak menambahkan hal yang baik pada presentasi, dan membatasi kemampuan pemirsa untuk menyerap informasi.

3 Menyempurnakan Presentasi

1. Berlatihlah, Pastikan Anda menghabiskan banyak waktu untuk berlatih sebelum mulai berpresentasi. Pastikan presentasi lisan Anda cocok dengan materi tertulis yang Anda bawakan. Pastikan juga Anda mengetahui waktu yang tepat untuk bicara, terutama jika Anda menggunakan slide otomatis, alih-alih menghentikan presentasi sementara atau mengubah fokus untuk mengganti slide.
   
2. Lakukan presentasi layaknya Anda tidak membawa slide PowerPoint. Jangan gunakan slide secara keseluruhan, karena slide Anda hanya berfungsi sebagai pembantu presentasi, bukan kuncinya. Jika Anda berpresentasi layaknya tidak menggunakan slide, dengan menjadi presenter yang antusias dan melibatkan pemirsa, pemirsa akan menyukai dan mengingat presentasi Anda hingga bertahun-tahun lamanya.
   
3. Masuklah langsung pada inti presentasi. Jangan masukkan informasi yang tidak diperlukan dan jangan menggerutu. Beritahu pemirsa hal-hal yang perlu mereka ketahui dan jangan membuang waktu. Ingatlah bahwa sebuah presentasi sebaiknya tidak menghabiskan waktu lebih dari 20 menit. Jika Anda adalah seorang guru dan perlu menghabiskan waktu, pecahkan presentasi dengan aktivitas lain. Mendengar presentasi selama 20 menit berturut-turut akan membuat kebanyakan orang merasa bosan, dan Anda tentunya tidak ingin hal tersebut terjadi, bukan?
   
4. Jadilah presenter yang inspiratif. Temukan cara untuk menginspirasi pemirsa Anda. Berikan hubungan emosional pada materi yang Anda presentasikan, agar mereka merasa memerlukan informasi tersebut, dan mengingatnya lebih akurat serta lebih lama. Jadilah antusias saat mempresentasikan materi dan buatlah pemirsa memahami betapa pentingnya materi Anda.

Menyebutkan mengapa informasi Anda berguna bagi orang lain saja tidaklah cukup; Anda perlu membuat informasi Anda penting bagi permirsa. Buatlah mereka mengerti mengapa mereka harus mengetahui informasi yang Anda presentasikan. Misalnya, jangan memberi kuliah sejarah dan langsung berharap mahasiswa Anda peduli pada materi Anda. Anda harus menunjukkan keterkaitan sejarah dengan kejadian-kejadian di masa kini, juga dengan kehidupan mereka. Carilah korelasi langsung dan paralel untuk mengikat informasi Anda pada pemirsa.